Переход на новую программу 1с. Правильный переход на новую программу

Мы уже несколько раз в своих публикациях поднимали тему перехода на новую редакцию 3.1 программ 1С: Зарплата и управление персоналом. Но вопрос до сих пор не теряет актуальности, т.к. многие организации осуществляют переход в течение года и в настоящее время только готовятся к переносу данных, ставшему обязательной процедурой в связи со снятием старых программ с поддержки. В каком-то плане, им даже будет немного легче, ведь уже известен перечень трудностей и сюрпризов, с которым успели столкнуться компании, перешедшие на новую версию ранее. О части из них мы расскажем в наших материалах.

Но перед проведением непосредственно переноса, который совершается из открытой программы новой редакции, очень важно правильно подготовить информационную базу (ИБ) старой редакции. Мы уже смогли убедиться на опыте – нельзя недооценивать процедуру подготовки, состоящую из нескольких этапов.

1. В первую очередь, надо провести в программе закрытие месяца: отразить в программе все начисления на переносимую дату и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам могут быть перенесены некорректно.
2. Далее создаем резервную копию ИБ старой редакции. О том, как это сделать, рассказывается в статье Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать . В качестве имени файла удобно указывать наименование программы и текущую дату, также желательно отметить этап, до/после которого делается копия. Например, ЗГУ 02.06.2018 после тестирования.
Эта операция абсолютно идентична для всех программных продуктов фирмы 1С.
Кстати, советую делать резервную копию перед каждым из описанных ниже этапов по переходу на новую редакцию - очень выручает при неудачных действиях (после которых, имея копию, можно будет восстановить базу до последних изменений).
Как провести восстановление при необходимости? Также заходим в Конфигуратор в раздел Администрирование – Загрузить информационную базу. Указываем путь к файлу резервной копии, выбираем его. На вопрос в диалоговом окне отвечаем Да.

В этом случае мы заменяем базу, которую открыли в Конфигураторе, той версией, которую загружаем. Так что для базы, подготавливаемой для переноса данных, желательно создавать отдельную папку в окне открытия программ 1С.

3. Теперь проводим удаление помеченных объектов, как рекомендуется в статье Как удалить документы в 1С

4. Следующим этапом снимаем проведение с документов позднее даты, на которую будем переносить данные, например, с 01.01.2018 или 01.06.2018.
Можно сделать это вручную или воспользоваться встроенной обработкой Сервис – Служебные – Групповая обработка справочников и документов. Этот этап надо выполнять осторожно и перепроверить потом даты всех документов начислений и выплат. Бывает, что взносы в фонды за месяц, например, март начислялись 2 апреля, и тогда с него снимется проведение и данные перенесутся с ошибкой в суммах взносов.
В открывшемся окне выбираем «Документы», потом в верхней табличке нажимаем кнопку «Добавить» и помечаем сразу все документы.

В нижней таблице проводим отбор позднее даты переноса и нажимаем «Отобрать».

Выбираем действие «Проведение документа» - «Снять» и «Выполнить».

5. На данном этапе для корректного перехода необходимо обновиться до самого актуального релиза Как обновить 1С . Единственное уточнение, что обновление рекомендую проводить все-таки через Конфигуратор. И дополнительно рассмотрим еще один из вариантов проведения данной процедуры, который возможен при условии быстрого интернета и наличии логина и пароля у пользователя.
Для этого также заходим через Конфигуратор, открываем конфигурацию, затем в разделе Конфигурирование – Поддержка – Обновить конфигурацию выбираем «Поиск доступных обновлений».

Здесь оставляем проставленными галочки как на рисунке, а именно – поиск обновлений на официальном сайте фирмы 1С. Нажимаем кнопку «Далее». Переходим в следующее окно, где прописываем наш логин и пароль для доступа к обновлениям. Если вы не знаете их, то необходимо обратиться в фирму, в которой приобретали программные продукты 1С. Они должны были зарегистрировать вашу программу на сайте 1С, создать логин и пароль для доступа и предоставить их вам.

6. Теперь проводим тестирование и исправление информационной базы. Описание содержится в статье Тестирование и исправление информационной базы 1С - что это такое и почему его обязательно нужно делать? Данную процедуру советую проводить с небольшим уточнением: на этапе проставления галочек поставить их как на рисунке, чтобы не тянуть лишнее в новую базу.

7. Теперь можно закрывать программу и переходить, непосредственно, к переносу данных, который осуществляется из новой информационной базы.

Далеко не все и не всегда задумываются о наиболее подходящем моменте для перехода на новую версию программ 1С. В большинстве случаев это происходит не подготовлено, что влечет различного рода проблемы. А между тем, вопрос то не так прост как может показаться. Есть множество факторов, которые нужно учесть для выбора правильного момента для перехода. Вот некоторые из них:

Регламентированный учет удобно вести с начала года

Если вы планируете в новой версии 1С вести регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый, персонифицированный и т.п.), то удобнее всего переходить с начала года. Это вовсе не означает, что в середине года перейти невозможно. Конечно, возможно. Но в этом случае следите, чтобы переход осуществлялся в начале квартала. Управленческий, оперативный, финансовый учет менее критичны к переходу с начала года.

Загрузка собственных специалистов текущей работой

От Ваших специалистов скорее всего потребуются дополнительные усилия для подготовки и запуска новой программы, поэтому желательно выбирать время, когда они заняты меньше - сезонные спады, интервалы между расчетами зарплаты (для зарплатных программ) и т.п.

Достоверность данных в старой системе

Очень распространенная ситуация, когда в торговой системе товарные остатки не соответствуют действительности и собственники не хотят переносить этот бардак в новую. В этом случае момент перехода может быть привязан к инвентаризации. Инвентаризацию в свою очередь тоже не всегда можно провести и для нее выбирается определенное время - опять таки сезонный спад, новогодние или майские праздники и т.п.

Доступность специалистов подрядчика

Если вы планируете привлекать к переходу на новую версию программы 1С специалистов подрядчика, то следует позаботиться об этом заранее. Поскольку большинство переходов делается с начала календарного года, у подрядчиков в это время аврал и все специалисты расписаны на несколько месяцев вперед.

Ориентация на бизнес цели и задачи

На самом деле, конечно же всё должно плясать именно от задач вашего бизнеса. Все другие факторы намного менее значимы.

Мы рассмотрели некоторые факторы, влияющие на выбор момента перехода на новую программу 1С. Однако, в большинстве случаев переходу предшествуют подготовительные работы, на которые тоже нужно выделить время. Давайте рассмотрим какие работы могут потребоваться:

Обследование текущей программы и бизнес-процессов вашей компании, которые так или иначе будут задействованы при переходе. Оно должно показать достаточно ли типового функционала новой программы, или нужны ее доработки, а также более тщательно спланировать задачи и расставить приоритеты.

Доработка новой программы 1С . На этом этапе кроме доработок функционала новой программы как правило еще разрабатывается механизм переноса данных из старой программы в новую.

Тестирование доработок на контрольных примерах. При этом сами контрольные примеры должен готовить заказчик по шаблонам, предоставленным Исполнителем.

Обучение пользователей новой программе 1С.

Подготовка к запуску . На этом этапе осуществляется перенос данных из старой программы в новую, установка новой программы на Ваших компьютерах и серверах, а также её первичная настройка.

Параллельная тестовая эксплуатация старой и новой системы . Этим этапом часто пренебрегают, но именно он гарантирует бесперебойную работу бизнеса и позволяет проверить новую программу в "боевых" условиях.

Как видите, заняться до перехода есть чем, поэтому мы рекомендуем обратиться к подрядной организации как можно раньше.

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси».

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально это сделать, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

При выборе данного варианта переносятся документы.
Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
По взаиморасчетам переносятся все документы.
При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
Личные данные сотрудников;
Начальную штатную расстановку;
Начисления и удержания, корректность формул;
Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней.

На сайте www.учетбеззабот.рф я нашел интересную статью по причинах перехода на 1С Бухгалтерия 3.0 с версии 2.0

Конечно, статья в целом написана довольно грамотно, но все таки я хотел внести в нее свои замечания. Поэтому процетирую и внесу свои комментарии.

"Разработчиками фирмы "1С" принято решение, что программный продукт "1С: Бухгалтерия предприятия 8" редакции 2.0 будет сопровождаться только до сдачи годовой отчетности за 2013 год. После этого ему на смену придет новая редакция 3.0. И несмотря на то, что это всё та же, хорошо знакомая всем бухгалтерия, очень сложно не заметить значительные изменения привычного облика программы.
Наверно, многие из вас задаются вопросом, зачем всё это нужно? Ведь только недавно переходили на редакцию 2.0 (а было это в начале 2011 года) и вот уже опять изменения в привычной рабочей обстановке. Однако особенность сферы информационных технологий в том и заключается, что технический прогресс диктует новые и новые условия, повышаются скорости работы, увеличивается мощность компьютеров, появляются новые технологии и как следствие, обновляются и видоизменяются программные продукты. Основное преимущество новой редакции 3.0 - это возможность работы через интернет, так называемые "облака". Наверно, это мечта многих бухгалтеров - иметь возможность работать из дома или из любого другого места, где есть интернет. И вот сейчас эта мечта становится реальностью"

Комментарий: "Это актуально, скорее для крупных предприятий, ввиду того, что обычно бухгалтерия 2.0 справлялась с более чем 20 пользователями, работающими в одновременно в базе 1С. Бухгалтерия 2.0 построена на "нарисованных программистом" формах, в то время как Бухгалтерия 3.0 построена на управляемом интерфейсе (расположение элементов подобно интернет сайту), при этом платформа (без участия программиста) "сама" генерирует интерфейс, что в свою очередь решает ряд проблем, связанных с безопасностью, и энергономикой. В 1С Бухгалтерия можно работать через интернет с любой версией. Просто технология подключения к 1С БП 2.0 и 1С БП 3.0 разные. 2.0 работает через терминальный режим, а 3.0 может работать с использованием тонкого клиента (когда связь устанавливает сама 1С)"

Конечно, такие возможности нужны далеко не всем, многие организации сознательно откажутся от них по самым разным причинам, но тем не менее, выбора у нас нет и переходить на новую редакцию придется обязательно, поэтому нужно постепенно начинать привыкать к этой мысли. В противном случае, если Вы продолжите работать в старой редакции, Ваша программа просто не будет обновляться, а формирование отчетности за 1 квартал 2014 года рекомендуется осуществлять уже в 3.0.

Комментарий: "Действительно, переход неизбежен, но оттянуть срок перехода можно. Есть еще организации, которые используют 1С Бухгалтерия 7.7 и не хотят переходить. Конечно с БП 2.0 (8.2) все по другому. Но тем не менее я думаю, что ЗАО "1С" позаботится о бухгалтерах, которые все еще работаю на БП 2.0 и выпустят обновление, способное без потерь перевести 1С Бухгалтерия 2.0 на 1С Бухгалтерия 3.0."

Те из вас, кто уже переходил на редакцию 2.0 с редакции 1.6, наверно, помнят, что тогда создавалась новая информационная база, в которую переносились лишь остатки и обороты за 2011 год, все остальные данные остались в старой программе. Тот переход был достаточно трудоемким, особенно для крупных организаций с большими оборотами по счетам, потому что нужно было сверить все остатки, исправить ошибки, возникшие после переноса, проверить корректность загрузки справочников (в некоторых случаях были проблемы с нумерацией). Ну и еще одно существенное неудобство - чтобы посмотреть какие-либо данные за предыдущие периоды, приходилось открывать другую, старую программу. Это создавало дополнительные сложности, например, при формировании актов сверки.
В этот раз всё будет по-другому, переход на редакцию 3.0 будет осуществляться простым обновлением; все данные, имеющиеся в программе, сохранятся. Безусловно, для вас, пользователей программы, такой вариант является более удобным и именно потому, что не будет переноса остатков, переходить на 3.0 можно в любой момент.

При переходе на новую систему учета необходимо выбрать оптимальное время для перехода, а также решить ряд задач для обеспечения непрерывности учета. Это только в теории бухгалтерский учет должен быть оперативным, на практике же закрытие периода может растянуться на некоторый срок в силу объективных причин - например, пришлось вернуть документы поставщикам на переделку и т. п. О том, как лучше перенести остатки из старой информационной базы в "1С:Бухгалтерию 8", рассказывает В.Н. Хомичевская, независимый консультант, автор книги "Переходим на 1С:Бухгалтерию 8! Быстрое освоение для пользователей 1С:Бухгалтерии 7.7".

Одна из обычных ситуаций, влияющих на решение о переходе на новую программу учета - это необходимость выбрать время для перехода.

Традиционно самым удобным временем для этого считается начало года как нового финансового и налогового периода.

Основная причина в том, что отпадает необходимость специальных процедур, связанных с реализацией учета нарастающим итогом.

Но, несмотря на то, что по всем канонам бухгалтерский учет обязан быть оперативным, то есть каждый документ должен своевременно создаваться (если он формируется на вашем предприятии) или регистрироваться (если он создан у другого источника), жизнь всегда вносит свои коррективы. Если с первым вариантом чаще всего проблем не возникает, то со вторым - сплошь и рядом. То оригинал "первички" застрял где-то в пути или утерян, то оформление ненадлежащее и приходится возвращать документ на переделку, то… да мало ли что еще! И подождать бы с оформлением ценностей до прибытия оригинальных документов или вернуть бы документ его создателю (да вместе с прибывшими ценностями), но в этот момент интересы бухгалтерии по соблюдению "духа и буквы" законодательных требований буквально начинают угрожать реальному бизнесу. Или счета за оказанные вашему предприятию услуги, которые совершенно необходимо учесть в данном периоде, поступают с большим опозданием.

То есть, закрытие периода для получения остатков, которые можно было бы перенести в новую программу, может растянуться на более или менее неопределенный срок.

Поэтому невозможно назначить некий момент "Х", в котором будут полностью и достоверно известны итоги, которые одномоментно можно перенести в новую программу и начать "новую жизнь", точнее, сразу продолжить в ней "жизнь старую". К тому же сам процесс переноса требует какого-то времени, в зависимости от того, каким способом он осуществляется.

Например (см. рис. 1), при всем желании перейти на учет в новой программе с момента А, вам потребуется в реальной жизни подождать некоего момента В, к которому вы точно сбалансируете остатки и проведете все необходимые регламентные операции (закрытие счетов затрат и издержек, реформация баланса и т. п.). Как правило, дата возникновения полного, исчерпывающего и выверенного списка остатков по всем используемым счетам бухгалтерского учета (как синтетических, так и составляющих их аналитических), совпадает с датой окончательной сверстки бухгалтерского баланса, всех прилагающихся к нему форм, а также налоговой отчетности. И только после этого можно с уверенностью переносить данные в новую систему.

Рис. 1

Итак, с одной стороны, в период А-В (переходный период) не остается ничего иного, как продолжать какие-то действия в прежней программе (как минимум - сводить остатки за законченный период, как максимум - вводить в прежней программе всю оперативную первичку). Но при этом тот же самый период настоятельно будет необходим нам в новой программе (либо в виде самих хозяйственных операций, либо в виде сводных проводок, отражающих обороты между счетами), ибо без него в новом финансовом периоде мы не получим нарастающих итогов. Соответственно, возникает вопрос - где в этот переходный период следует учитывать все текущие хозяйственные операции? Потому что ради перевода учета на другую программу никто, разумеется, не остановит привычного хода работ. Бизнес есть бизнес.

Давайте попробуем детализировать, что именно, как и когда необходимо делать в процессе перевода учета на новую программу. Эти действия зависят от нескольких причин:

От того, с какой программы и на какую вы собираетесь переходить.
От того, насколько подготовлена новая программа к специфике учета на вашем предприятии (или в холдинге).
Используется ли программа бухгалтерского учета обособленно, или она должна обмениваться оперативными данными со специализированной программой (торгово-складского учета, расчета заработной платы или с обеими).
От степени подготовки персонала и самого предприятия к работе в новой программе, и т. д.

Отметим, что наиболее комфортным представляется переход с типовой конфигурации "1С:Бухгалтерии 7.7", для обмена с которой в "1С:Бухгалтерии 8" имеется заготовленный список файлов, обеспечивающих автоматический перенос остатков и оборотов оперативных данных между этими программами. Разумеется, и в этом случае необходимо соблюсти некоторые "формальности", о которых речь пойдет в соответствующем разделе. Но не будут обойдены вниманием, хотя и в краткой форме, другие "нестандартные", но распространенные варианты.

Часть вопроса первого пункта этого списка мы сведем лишь к одному из вариантов - речь пойдет только о переходе на учет в программе "1С:Бухгалтерия 8" (рис. 2). При этом будут рассмотрены различные варианты исходной программы учета - это может быть "1С:Бухгалтерия 7.7" (типовая - вариант A или измененная - вариант B) или какая-то иная программа (вариант C). Каждый из этих вариантов будет оговорен особо.

Рис. 2

Три последующих пункта списка влияющих причин - взаимосвязаны. С одной стороны, необходимо точно представлять - полностью ли удовлетворяет функционал типового решения "1С:Бухгалтерии 8" потребностям одиночного предприятия или компании (холдинга), учет которых предполагается в нем вести, иными словами - будет ли использована типовая конфигурация "Бухгалтерия предприятия" или ее предстоит адаптировать. С другой стороны немаловажно, какая именно (или - какие именно) программы являются сторонами обмена оперативными данными с вашей бухгалтерией, и если эти программы также относятся к семейству "1С:Предприятие", то являются ли они типовыми решениями или изменены под специфику деятельности, и если да, то насколько. Каждый из этих случаев должен рассматриваться индивидуально, а в рамках статьи могут быть даны только самые общие рекомендации. Фактор обучения персонала бухгалтерии работе с новой программой и фактор организационной подготовки предприятия к использованию нового инструмента подробно нами уже рассматривался (читайте ).

Переход на "1С:Бухгалтерию 8" с других программ

Если вы начинаете работу в "1С:Бухгалтерии 8" после того, как вели учет на какой-либо иной программе (рис. 2 вар. C), не относящейся к системе программ "1С:Предприятие", то для пояснения методологии перехода вернемся к рисунку 1 и интерпретируем показанные в нем периоды иным образом.

Рис. 2

Начиная с момента, обозначенного указателем A, вы можете, как уже отмечалось выше, действовать двумя способами.

Первый заключается в том, что вы продолжаете вводить и отражать первичные документы хозяйственных операций в прежней программе, чтобы не разбалансировать работу вашего предприятия. И делать это вплоть до того момента, когда будут получены выверенные итоги, то есть до наступления момента, обозначенного указателем B. Таким образом, в момент B вы готовы к переводу учета на новую программу. Для того, чтобы это осуществить, необходимо перенести в "1С:Бухгалтерию 8" необходимые остатки, при этом (или до этого) заполняя аналитические справочники необходимыми элементами.

Такой ввод данных может быть ручным, при этом есть хорошая возможность визуального экспертного контроля за тем, какие аналитические объекты из тех, что скопились в ней за годы работы, целесообразно переносить, а какие совершенно не пригодятся в новой информационной базе. Это положительная сторона "медали", но есть и отрицательная - трудоемкость. Во-первых, это трудоемкость ручного переноса остатков на конец периода и оборотов за период от точки A до точки B. Технически возможен и перенос данных в "1С:Бухгалтерию 8" из любой базы данных, вопрос состоит лишь в соотношении ресурсов, которые потребуются для написания правил переноса, если ваша прежняя программа поддерживает возможность выгрузки данных в формате XML, или обработки переноса данных, если не поддерживает. В зависимости от того, какое количество данных подлежит переносу, вам предстоит оценить, что целесообразнее - потратить время на самостоятельный "ручной" ввод данных или заказать написание обработки переноса. Нелишне заметить, что если предполагается второе, то сделать это необходимо заранее - так, чтобы обработка была написана и отлажена до наступления момента B.

Кроме того, надо иметь в виду, что вы вели в прежней программе и всю первичку за переходный период (в период от точки A до точки B). Поэтому вопрос ручного ввода документов, отражающих ваши хозяйственные операции, вполне может существенно дополнить комплекс работ по переходу на новую программу. Отметим, что автоматическая закачка таких данных (в том или ином объеме и детализации) может быть включена и в обработку переноса данных, что явно не сократит время на ее написание и отладку - запланируйте и его!

Разумеется, при выборе ручного варианта ввода данных следует заранее позаботиться об обучении работе с новой программой тех бухгалтеров, которые будут принимать участие в этом процессе. Это поможет избежать возможных операторских ошибок (с учетом привыкания к новому интерфейсу), а главному бухгалтеру следует организационно выстроить эту работу. Очевидно, что при ручном вводе данных в новую программу нет особой необходимости выжидать момент 2 для старта ввода начальных остатков - они могут заводиться в "1С:Бухгалтерию 8" по мере их выверки и утверждения (в результате инвентаризации или иного). То есть, как только появились выверенные остатки, например, по материалам, их можно смело вводить в новую базу. А выверку итогов по оборотно-сальдовым ведомостям старой и новой программы можно отложить до того момента, когда все остатки будут введены в новую программу.

Важный момент - после того, как будут введены все остатки и документы за переходный период, документы следует провести. Для этого необходимо воспользоваться обработкой, расположенной в меню Сервис -> Групповое перепроведение документов. Это необходимо для того, чтобы была соблюдена последовательность, хронология ввода данных. Тем более это актуально в том (наиболее распространенном) случае, когда документы за переходный период вводятся по участкам учета (банк, касса, приходы и т. п.), а не по их реальной хронологии поступления (оформления) и создания.

Второй способ заключается в том, что в прежней программе, начиная с момента A, вы уже не вводите входящие первичные документы и не регистрируете поступившие - все это делается в новой программе, в "1С:Бухгалтерии 8" (весьма желательно, чтобы при этом были максимально заполнены все основные справочники и введены основные аналитические объекты (Номенклатура, Контрагенты и т. д.).

В прежней программе вы оставляете только работу по дорегистрации тех хозяйственных операций, которые по каким-либо причинам не были внесены в базу данных своевременно (например, по долго идущим документам от поставщиков услуг), по выверке инвентаризованных остатков ТМЦ и взаиморасчетов. Иными словами - вы "закрываете баланс" в старой программе. По мере производства этих работ у вас появляются выверенные остатки, которые можно перенести либо вручную (постепенно или сразу), либо автоматически, с помощью специальной обработки (все, что связано с этим - см. выше, в описании первого варианта).

Преимуществом данного способа является то, что вам уже не придется дублировать ввод первичных операций, каким бы способом ни пришлось это делать. А недостатком (временным, на переходный период) - то, что ввиду отсутствия начальных остатков придется на время переходного периода "поступиться" привычным желанием получать оперативную информацию - потому что у вас будут движения (обороты), но конечные сальдо ввиду отсутствия сальдо начальных будут искажены. Правда, только до того момента, когда все остатки будут введены в новую базу. После чего так же, как и в описанном выше способе, необходимо выполнить обработку группового перепроведения документов.

В обоих случаях описанных способов "проживания" переходного периода после окончательного ввода и выверки входящих остатков и группового проведения документов можно считать, что ваш переход на новую систему состоялся успешно.

Переход с "1С:Бухгалтерии 7.7" - однофирменный учет

Рассмотрим теперь вариант, когда перенос данных осуществляется из программы-предшественницы. Если учет велся в типовой конфигурации, то этот случай наиболее простой из всех возможных, так как для него создана специальная обработка выгрузки данных из "1С:Бухгалтерии 7.7" и специально настроенный файл правил обмена. Им следует всего лишь воспользоваться. Как именно - об этом подробно написано в сопровождающих пакет файлов переноса данных (который располагается в папке Convert, расположенной, в свою очередь, в папке с шаблоном обновления или установки конфигураций "Бухгалтерии предприятия" от 1.5.12.1 и выше) двух текстовых файлах:

Acc77_80.txt - для информационных баз с учетом по традиционной системе налогообложения;
USN_Acc8.txt - для информационных баз с упрощенной системой налогообложения.

Технически действия по осуществлению переноса данных обходятся бухгалтеру всего лишь в пару десятков щелчков мышкой, да ввода имени файла выгрузки данных. Но тем, кто хочет осуществить действительно корректный перенос данных, следует прочесть соответствующий их конфигурации файл очень внимательно. В нем, помимо прочего, оговорены определенные действия, которые даже в этом, простейшем случае требуются для того, чтобы перенос стал успешным. Мне хотелось бы их здесь подчеркнуть, основываясь на вопросах, заданных посетителями стенда, посвященного переходу, на "Дне бухгалтерии" 14 декабря 2006 года.

У процедуры переноса данных - два этапа. Первый - выгрузка данных из "1С:Бухгалтерии 7.7", второй - загрузка в "1С:Бухгалтерию 8".

ПЕРВЫЙ ЭТАП - выгрузку данных, следует проводить не ранее того, как будут произведены все необходимые бухгалтерские действия, которые относятся к регламентным. Это - закрытие всех счетов, которые подлежат закрытию в конце месяца, выверка взаиморасчетов (до соответствия остатков признаку счета (активный, пассивный), на котором они учитываются). Если это последний месяц года - следует произвести реформацию баланса. Какими средствами вы будете это делать - ваш выбор. Можно работать со стандартными отчетами, а можно пойти кратчайшим путем - обратиться к замечательной обработке, расположенной в "1С:Бухгалтерии 7.7" в меню Отчеты -> Технологический анализ бухгалтерского учета. С ее помощью вы, во-первых, не пропустите ни одной ошибки, а во-вторых, сможете быстро и компактно видеть результаты ваших исправлений.

Отдельный вопрос, который то и дело возникал на стенде - перенос самих справочников. Не секрет, что в давно работающих информационных базах со временем скапливается значительное количество "балласта" - элементов справочников (чаще всего - Контрагентов), то ли когда-то ошибочно введенных (и вовремя не удаленных), то ли тех, с кем отношения давно закончены, или недовыверены остатки взаиморасчетов (буквально "на копейки").

Задается вопрос - надо ли переносить такие объекты в новую базу?

Безусловно, что-что, а удаление помеченных объектов перед выгрузкой данных для новой программы следует в "1С:Бухгалтерии 7.7" произвести перед выгрузкой и избавиться тем самым от записей, которые в новой базе могут не понадобиться совершенно. Если среди них есть не подлежащие удалению - проверьте, может быть, это отголоски когда-то созданных по ошибке "двойников". В этом случае резонно вернуть ссылки на правильное место.

С помощью режима Поиск ссылок на объекты (меню Операции) вы можете найти объекты, содержащие неверные ссылки и переназначить их.

Если среди элементов справочников есть те, что давно не используются, можно выделить их в отдельную папку перед выгрузкой - таким образом, в новой информационной базе будет легче их найти и принять решение об их ценности и окончательно удалить ненужные.

Таким образом можно провести "ревизию" данных старой информационной базы, и тогда выгруженные из "1С:Бухгалтерии 7.7" данные не будут содержать "информационного мусора", или его количество будет сведено до минимума.

ВТОРОЙ ЭТАП - загрузка данных в "1С:Бухгалтерию 8". Разумеется, для этих целей вы возьмете новую, "пустую" базу. Можно обсуждать вопрос о том - следует ли при этом производить первоначальное заполнение базы, предлагаемое при первом запуске? Как и многие другие варианты, этот остается на ваш личный выбор, наилучшим образом отвечающий вашей конкретной ситуации. Первоначальная загрузка во многом экономит время бухгалтера, работающего с базой, а это, согласитесь, немаловажный фактор. К тому же, одно из ее преимуществ заключается в том, что создается первоначальная структура таких справочников, как Номенклатура и Контрагенты. При загрузке данных они используются для размещения различных тематических папок прежней базы, с которым можно согласиться или не соглашаться. В последнем случае не составит большого труда реорганизовать справочники по своему усмотрению, во имя собственного удобства и целесообразности, причем реорганизация в "1С:Бухгалтерии 8" стала намного легче - вплоть до возможности использования перетаскивания папок или элементов мышкой.

Если продумать и учесть все перечисленные моменты, перенос данных на новую платформу будет легким и успешным. Что, безусловно, не исключает этапа проверки перенесенных данных, который, в частности, уже бал описан читайте ). Следует отметить, что реализуя вариант переноса не только остатков, но и оборотов по счетам, вы обеспечиваете преемственность данных новой базы нарастающим итогом, поэтому до переноса вы можете продолжать работать с первичными документами в привычной форме в старой базе.

Несколько иначе обстоят дела в том случае, если вы переходите с адаптированной конфигурации "1С:Бухгалтерии 7.7" (рис. 2 вариант B). Поскольку невозможно в рамках статьи оценить объем изменений в каждом конкретном случае, остается только отметить, что при незначительных изменениях типовой конфигурации возможно внести коррективы в файл обмена данными (Acc77_80.xml или USN_Acc8.xml для традиционной или упрощенной форм налогообложения, соответственно), либо пойти по пути, который был описан выше для варианта перехода с иной бухгалтерской программы (рис. 2, вариант C).

Переход с "1С:Бухгалтерии 7.7" - многофирменный учет

Однако, существует еще один вариант переноса данных, который базируется на одной из наиболее значимых особенностей "1С:Бухгалтерии 8" - возможности ведения многофирменного учета. При этом в одной новой базе должны быть собраны данные из нескольких старых информационных баз, при этом не исключается вероятность того, что они до этого велись в различных бухгалтерских системах, в том числе и в "1С:Бухгалтерии 7.7", и с применением конфигурации для упрощенной системы налогообложения.

Что можно сказать об этом случае? Применительно к технической стороне переноса данных каждой отдельной базы, можно использовать все те описания и рекомендации, которые даны выше в этой статье. Само соединение информации нескольких баз в одной имеет свои особенности. Какие? Они могут быть как принципиальными, основанными на разнице самого состава хозяйственной деятельности, так и субъективными, потому что организовывали учетное пространство данных в общем случае разные люди. Это могло сказаться как на структурировании многоуровневых справочников, так и на стиле формирования наименований их элементов.

Почему этому следует уделить внимание? Да потому, что при загрузке данных, выгружаемых из различных баз, тем или иным способом, но будет происходить слияние информации одноименных справочников из различных баз. Как именно это может происходить, и как на это можете повлиять вы - рассмотрим на нескольких важных справочниках. Для этого возьмем в качестве примера ситуацию, изображенную на рис. 3, где в информационную базу ИБ № 3 на основе типовой программы "1С:Бухгалтерия 8" должны быть перенесены данные из двух баз - ИБ № 1 и ИБ № 2 также основанных на типовой конфигурации, но уже "1С:Бухгалтерии 7.7". Разумеется, речь идет о двух базах различных организаций и об использовании стандартной процедуры переноса данных, о которой говорилось выше, при этом используется вариант выбора всех правил выгрузки данных в форме обработки V77exp.ert.

Рис. 3

Справочник "Организации"

В него в ИБ № 3 при загрузке данных должны быть перенесены сведения из констант ИБ № 1 и ИБ № 2, относящиеся к данным о предприятии и некоторых его сведениях, таких как ИНН, коды статистики и др. При этом сведения об Ответственных лицах организаций потребуется доввести вручную, так как выбор данных в этот регистр сведений производится из справочника Физические лица. Что же касается Учетной политики организаций как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету, то записи в соответствующих регистрах формируются при загрузке, однако подлежат значительной правке. Это связано с тем, что возможности установки параметров учетной политики в "1С:Бухгалтерии 8" значительно богаче, чем в "1С:Бухгалтерии 7.7", например, использование возможности партионного учета позволяет использовать методы списания ТМЦ - FIFO и LIFO*, а не только по среднему, как это было возможно в типовой "1С:Бухгалтерии 7.7".

Справочник "Физические лица"

В него в ИБ № 3 при переносе данных загружаются сведения из справочников Сотрудники ИБ № 1 и ИБ № 2. Если предполагать, что часть сотрудников двух организаций составляют одни и те же физические лица, то при загрузке разные сотрудники будут дополнять список физических лиц, а одинаковые (по введенному ИНН) будут замещаться при загрузке данных второй базы.

Справочник "Контрагенты"

В него в ИБ № 3 при переносе данных загружаются сведения из одноименных справочников ИБ № 1 и ИБ № 2. Здесь имеет довольно большое значение состояние структуры справочника перед началом загрузки данных. Если при первоначальном запуске ИБ № 3 было произведено первоначальное заполнение, то в этом случае при загрузке первой из двух информационных баз используется имеющаяся структура групп Контрагентов. Если первоначальное заполнение не производилось, то при загрузке формируется новая структура групп. При загрузке второй базы созданная структура используется, а контрагенты второй базы добавляются к ранее загруженным. Вероятнее всего, после автоматической загрузки всех контрагентов из всех старых информационных баз, следует произвести визуальный контроль и, возможно, реорганизацию справочника для более удобного его использования.

Особый интерес представляет загрузка данных о Договорах контрагентов, основывающаяся на анализе оборотов и остатков расчетов с конкретными контрагентами по данному договору и различным счетам бухгалтерского учета. Точнее - автоматическая квалификация вида договора (такого реквизита не было в справочнике Договоры контрагентов "1С:Бухгалтерии 7.7"). Немаловажно в данном случае, насколько корректно и близко к нормативам использовались в базах ИБ № 1 и ИБ № 2 счета расчетов с контрагентами. Наличие расчетов по субсчетам счета 60 вероятнее всего определит договор как договор "с поставщиком", по субсчетам счета 62 - как "с покупателем", по счетам 76 - как "прочие". Если по одному и тому же договору обнаруживаются движения по различным счетам, то приоритетная квалификация вида договора остается за последними движениями.

Справочник "Номенклатура"

Загрузка этого справочника "1С:Бухгалтерии 8" весьма специфична по отношению к выгружаемым справочникам "1С:Бухгалтерии 7.7". Это связано с тем, что в Номенклатуру ИБ № 3 войдут и элементы справочников Номенклатура баз № 1 и № 2, и их же элементы из справочников Материалы, Внеоборотные активы, Оборудование.

В данном случае немаловажно, как выглядит первоначальная (до загрузки) структура групп этого справочника (дерево) в ИБ № 3. Если дерево групп сформировано при первоначальном запуске базы новой конфигурации, то оно будет использовано, если нет - группы будут сформированы. Причем особенно интересно то, что в справочнике Номенклатура формируется одноименная группа Номенклатура, а в ней, в свою очередь - группы второго уровня, соответствующие Виду номенклатуры (товары, услуги, продукция, полуфабрикаты, работы), в которые, соответственно, помещаются номенклатурные элементы базы ИБ № 1 определенного вида. Отдельно размещаются элементы бывшего справочника Материалы, сгруппированные в группы, аналогичные группам справочника-источника. Другие ТМЦ из ИБ № 1 также располагаются в одноименных, соответствующих группах.

Здесь так же, как и в других случаях, может потребоваться реорганизация справочника в интересах совместного доступа пользователей различных организаций холдинга к одному и тому же списку. Причем необходимо иметь в виду, что нередко в холдинге ТМЦ одного вида, принадлежащие одной организации, при переходе (продаже, передаче в переработку и пр.) на учет в другую, могут изменять вид и назначение. Это может серьезно переопределить структуру групп справочника Номенклатура, тем более, что именно к группам рекомендуется "привязывать" набор счетов учета, вводимый "по умолчанию" в документы оперативного учета.

Справочник "Номенклатурные группы"

Представляет в плане загрузки данных один из самых несложных объектов. Во-первых, в "1С:Бухгалтерии 8" он одноуровневый. Во-вторых, в него переносятся данные из справочников Виды продукции, работ, услуг баз ИБ № 1 и ИБ № 2 с уже вписанными списками принадлежащих этой номенклатурной группе объектов Номенклатуры. Однако, визуальный контроль не помешает и этому справочнику после окончания загрузки.

Справочник "Статьи затрат"

Его особенностью является то, что в ИБ № 3 ("1С:Бухгалтерия 8") он вмещает в себя все виды статей затрат, издержек обращения и коммерческих расходов, которые в ИБ № 1 и ИБ № 2 располагались в нескольких справочниках. Разумеется, в последнем случае было много дублирующих друг друга статей затрат и издержек, которые необходимо было вводить в каждом из справочников. При загрузке они честно сольются в одном справочнике, и останется решить вопрос - что делать с этими вроде бы "двойниками" далее.

Решение полностью лежит в сфере интересов и ответственности управленческого персонала и бухгалтерии всех по совокупности предприятий (организаций), учет по которым предполагается в данной базе (ИБ № 3 в нашем примере). Вариантов может быть множество, причем крайние из них: сохранить все перенесенные позиции справочника, задав им структуру, напоминающую прежнюю, или удалить большинство из них, оставив по одному, принадлежащему конкретному виду налоговых расходов, по принципу уникальности. В первом случае структурирование групп справочника можно начинать в первом уровне с групп - аналогов счетов затрат, далее детализирующихся до видов затрат или групп, соответствующих предприятиям холдинга, а можно начинать структурирование по видам расходов. В любом случае следует учитывать, что какие бы наборы статей затрат вы ни скомпоновали в этом справочнике, результат их использования будет разделен на счетах их учета, то есть в оборотно-сальдовой ведомости по конкретному счету затрат вы просто не увидите "лишних". Но всегда остается вопрос эргономики справочника, его пользовательского удобства как фактора снижения риска ошибок операторов. А технически реорганизация справочника, как уже отмечалось, стала предельно простой.

В данной статье рассмотрены только самые общие аспекты перехода на ведение учета в "1С:Бухгалтерии 8". А каждый конкретный случай требует детального рассмотрения для оптимального перехода.